1. Allgemeines und Geltungsbereich Der Schutz Ihrer Personendaten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Personendaten die VIOBIT AG bearbeitet, zu welchen Zwecken dies geschieht, an wen Daten bekanntgegeben werden können und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website viobit.com, die von VIOBIT bereitgestellten Anwendungen, Plattformen und Benutzerkonten sowie für weitere Kontakte mit VIOBIT, beispielsweise im Rahmen von Anfragen, Angeboten, Verträgen, Supportleistungen oder Veranstaltungen.

Es gelten insbesondere das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die dazugehörige Datenschutzverordnung (DSV). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) anwendbar ist, berücksichtigen wir auch deren Bestimmungen.

2. Verantwortliche Stelle und Kontakt Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben wird: VIOBIT AG Bälliz 24 3600 Thun Schweiz E-Mail: privacy@viobit.com Website: https://viobit.com Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie an diese Adresse richten.

3. Rollen von VIOBIT und unseren Kunden Das Datenschutzrecht unterscheidet zwischen Unternehmen, die über Zweck und Mittel einer Datenbearbeitung entscheiden, und Unternehmen, die Personendaten im Auftrag eines anderen Unternehmens bearbeiten.

3.1 VIOBIT als Verantwortliche

• VIOBIT ist insbesondere verantwortlich für Personendaten, die wir für eigene Zwecke bearbeiten. Dazu gehören beispielsweise:
• Daten von Besuchern unserer Website;
• Daten von Ansprechpartnern bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern;
• Daten, die im Rahmen von Anfragen, Angeboten, Verträgen, Supportfällen oder Veranstaltungen anfallen;
• Benutzer- und Nutzungsdaten, die wir zur Bereitstellung, Sicherheit, Weiterentwicklung und Analyse unserer eigenen Leistungen bearbeiten;
• Daten für unsere Unternehmenskommunikation und unser Marketing.

3.2 VIOBIT als Auftragsbearbeiterin Stellt VIOBIT einem Kunden eine Plattform oder Anwendung zur Verfügung, entscheidet in der Regel der jeweilige Kunde über Zweck und Umfang der Bearbeitung der darin erfassten Personendaten. Der Kunde kann beispielsweise Veranstalter, Händler, Anbieter, Tourismusunternehmen, Verband, Verlag oder eine andere Organisation sein.

In diesen Fällen bearbeitet VIOBIT Personendaten grundsätzlich im Auftrag und nach den Weisungen des Kunden. Der jeweilige Kunde ist für die Rechtmässigkeit der Bearbeitung, die Auswahl der erhobenen Daten, die Information der betroffenen Personen sowie die Wahrung ihrer Datenschutzrechte verantwortlich.

Fragen zu einer konkreten Bestellung, Registrierung, Veranstaltung, Leistung oder Kundenplattform richten Sie deshalb in erster Linie an den auf der jeweiligen Plattform bezeichneten Anbieter. VIOBIT unterstützt ihre Kunden bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen.

VIOBIT kann für einzelne Bearbeitungen selbst oder gemeinsam mit einem Kunden verantwortlich sein, wenn wir Zweck und Mittel dieser Bearbeitung selbst bestimmen. Über solche Bearbeitungen informieren wir transparent.

4. Bearbeitete Personendaten Wir bearbeiten insbesondere die nachfolgend beschriebenen Kategorien von Personendaten. Welche Daten im Einzelfall bearbeitet werden, hängt von der jeweiligen Nutzung, dem Angebot und der Konfiguration der Plattform ab.

4.1 Technische Daten und Protokolldaten Beim Zugriff auf unsere Website oder eine von VIOBIT bereitgestellte Anwendung können insbesondere folgende Daten automatisch erfasst werden:

IP-Adresse;

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seite, Datei oder Funktion;
• Referrer-URL;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem und Gerätetyp;
• Spracheinstellungen;
• Internet-Service-Provider;
• technische Kennungen sowie Sicherheits- und Protokolldaten.

Diese Daten werden bearbeitet, um den technischen Betrieb sicherzustellen, Störungen zu erkennen, Angriffe und Missbrauch abzuwehren, die Systemsicherheit zu gewährleisten und unsere Angebote zu verbessern.

4.2 Kontakt- und Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder mit uns in einer geschäftlichen Beziehung stehen, bearbeiten wir insbesondere: Name und Vorname;

• Unternehmen, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten;
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postadresse;
• Inhalt und Verlauf der Kommunikation;
• Angaben zu Anfragen, Angeboten, Verträgen, Projekten und Supportfällen;
• Termine, Gesprächsnotizen und weitere für die Geschäftsbeziehung relevante Informationen. ** 4.3 Benutzerkonto- und Authentifizierungsdaten**
• Bei der Erstellung und Nutzung eines Benutzerkontos können wir insbesondere folgende Daten bearbeiten:
• Name, E-Mail-Adresse und Benutzerkennung;
• Rollen und Berechtigungen;
• Anmeldezeitpunkte und sicherheitsrelevante Ereignisse;
• Enstellungen, Sprache und Präferenzen;
• Daten zur Authentifizierung und Kontowiederherstellung.
• Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

4.4 Bestell-, Leistungs- und Transaktionsdaten VIOBIT bearbeitet nur die für die technische Abwicklung und Dokumentation erforderlichen Transaktionsinformationen. Die eigentliche Zahlungsabwicklung erfolgt über den vom jeweiligen Kunden eingebundenen Zahlungsdienstleister.

4.5 Vom Kunden definierte Angaben Der jeweilige Kunde bestimmt Zweck und Umfang dieser Angaben und ist dafür verantwortlich, nur notwendige und zulässige Daten zu erheben. Besonders schützenswerte Personendaten sollen über VIOBIT-Plattformen nur bearbeitet werden, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist. ** 5. Zwecke der Datenbearbeitung**

• Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:
• Bereitstellung und Betrieb unserer Website, Plattformen und Anwendungen;
• Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen;
• Abwicklung von Bestellungen, Buchungen, Registrierungen, Leistungen und Transaktionen;
• Erstellung und Verwaltung von Tickets, Zugängen, Gutscheinen, Mitgliedschaften und digitalen Berechtigungen;
• Kommunikation mit Nutzern, Kunden, Interessenten, Partnern und Lieferanten;
• Bearbeitung von Anfragen, Supportfällen, Störungen und Reklamationen;
• Erfüllung und Verwaltung von Verträgen;
• Rechnungsstellung, Buchhaltung, Controlling und Dokumentation;
• Gewährleistung von IT-Sicherheit, Verfügbarkeit und Missbrauchsprävention;
• Analyse, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer Produkte und Prozesse;
• Pflege von Geschäftsbeziehungen sowie Marketing und Unternehmenskommunikation;
• Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und vertraglicher Verpflichtungen;
• Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

6. Rechtsgrundlagen Nach Schweizer Datenschutzrecht bearbeiten private Unternehmen Personendaten grundsätzlich, sofern die Bearbeitung die datenschutzrechtlichen Grundsätze einhält und keine widerrechtliche Persönlichkeitsverletzung bewirkt. Soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf die Einwilligung der betroffenen Person, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder eine gesetzliche Grundlage.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, bearbeiten wir Personendaten insbesondere gestützt auf:Italic

• die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
• die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
• unsere berechtigten Interessen oder diejenigen Dritter gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere am sicheren und wirtschaftlichen Betrieb, an der Verbesserung unserer Leistungen, an der Pflege von Geschäftsbeziehungen sowie an der Verhinderung von Missbrauch;
• Ihre Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir diese für eine bestimmte Bearbeitung einholen.
• Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Bekanntgabe vo Personendaten Wir geben Personendaten nur bekannt, wenn dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich, gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere sein:

• der für ein Angebot oder eine Plattform verantwortliche VIOBIT-Kunde;
• Anbieter, Veranstalter, Lieferanten und Fulfillment-Partner, die an der Erfüllung einer bestellten Leistung beteiligt sind;
• Hosting-, Cloud-, IT-, Sicherheits-, Support- und Softwaredienstleister;
• Anbieter für Kommunikation, Transaktions-E-Mails, CRM und Marketing;
• Identitäts- und Authentifizierungsdienste;
• Analyse- und Webdienste;
• Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Transaktionen;
• Buchhaltungs-, Beratungs-, Prüfungs- und Rechtsdienstleister;

Behörden, Gerichte oder andere Stellen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet oder zur Wahrung unserer Rechte berechtigt sind. Auftragsbearbeiter dürfen Personendaten nur für die vereinbarten Zwecke und nach unseren Weisungen bearbeiten. Wir verpflichten sie vertraglich zu angemessenem Datenschutz und angemessener Datensicherheit.

8. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland Personendaten können auch in Staaten ausserhalb der Schweiz, der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums bearbeitet werden. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn ein von uns oder von einem Kunden eingesetzter Dienstleister seine Infrastruktur oder Konzerngesellschaften im Ausland betreibt.

Bei Bekanntgaben in Länder ohne gesetzlich anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau stellen wir den Schutz der Personendaten durch geeignete Garantien sicher. Dazu gehören insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln, vertragliche Schutzmassnahmen und gegebenenfalls zusätzliche technische und organisatorische Massnahmen.

Bei zertifizierten US-Unternehmen können Datenübermittlungen auch auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise – soweit die DSGVO anwendbar ist – auf das EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt werden. Ausnahmen können insbesondere bei ausdrücklicher Einwilligung, zur Vertragsabwicklung, zur Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder in anderen gesetzlich vorgesehenen Fällen bestehen.

9. Aufbewahrung und Löschung Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Bearbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche, regulatorische beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Geschäftsunterlagen, Verträge, Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten werden in der Regel während zehn Jahren aufbewahrt. Technische Protokolle und Sicherheitsdaten werden grundsätzlich für eine kürzere, dem jeweiligen Sicherheits- und Nachweiszweck angemessene Dauer gespeichert. Daten zu Benutzerkonten, Bestellungen und Leistungen können während der Vertragsbeziehung und darüber hinaus so lange aufbewahrt werden, wie Ansprüche geltend gemacht werden können oder Nachweis-, Sicherheits- und Aufbewahrungsinteressen bestehen.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Personendaten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine rechtliche oder vertragliche Pflicht beziehungsweise kein überwiegendes Interesse an der weiteren Aufbewahrung besteht. Daten in Sicherungssystemen werden im Rahmen der üblichen Backup- und Wiederherstellungszyklen gelöscht.

10. Cookies und ähnliche Technologien Unsere Website und die von VIOBIT bereitgestellten Anwendungen können Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert oder durch den Browser verwaltet werden. Wir unterscheiden insbesondere folgende Kategorien: Notwendige Cookies: Sie sind für grundlegende Funktionen, Sicherheit, Anmeldung, Spracheinstellungen, Warenkorb oder Sitzungsverwaltung erforderlich. Funktionale Cookies: Sie ermöglichen zusätzliche Funktionen und speichern ausgewählte Einstellungen. Analyse-Cookies: Sie helfen uns zu verstehen, wie unsere Angebote genutzt werden, und dienen der Verbesserung von Leistung, Benutzerfreundlichkeit und Inhalten. Marketing-Cookies: Sie können verwendet werden, um die Wirksamkeit von Kampagnen zu messen oder interessenbezogene Inhalte anzuzeigen. Nicht notwendige Cookies können Sie über die auf der Website bereitgestellten Cookie-Einstellungen ablehnen oder deaktivieren. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, werden solche Cookies erst nach Ihrer Zustimmung gesetzt. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Notwendige Cookies können nicht vollständig deaktiviert werden, ohne dass die Funktionsfähigkeit des jeweiligen Angebots beeinträchtigt wird.

Sie können Cookies zusätzlich über Ihren Browser löschen oder blockieren. Dadurch können einzelne Funktionen unserer Website oder Plattform eingeschränkt werden.

11. Google Analytics Wir verwenden Google Analytics zur statistischen Analyse und Verbesserung unserer Website. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics kann insbesondere Informationen über das verwendete Gerät und den Browser, technische Kennungen, Referrer, ungefähren Standort sowie Interaktionen mit unserer Website bearbeiten.

Google verwendet die IP-Adresse zur technischen Verarbeitung und zur Ableitung ungefährer Standortinformationen. Nach Angaben von Google werden IP-Adressen in Google Analytics nicht protokolliert oder gespeichert.

Google Analytics wird nur entsprechend den über die Cookie-Einstellungen erteilten Berechtigungen eingesetzt. Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern. Google kann Daten auch in den USA und in anderen Ländern bearbeiten. Google stützt entsprechende Datenübermittlungen unter anderem auf anerkannte Datenschutzrahmen und Standarddatenschutzklauseln.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google und in den Informationen zum Datenschutz bei Google Analytics.

12. HubSpot Wir verwenden HubSpot für Kontaktmanagement, Kundenbeziehungen, Formulare, Unternehmenskommunikation, Marketing, Newsletter, Analyse und die Bearbeitung von Anfragen. Dabei können insbesondere Kontakt-, Kommunikations-, Nutzungs- und technische Daten bearbeitet werden.

HubSpot-Dienste werden durch Gesellschaften der HubSpot-Gruppe bereitgestellt, insbesondere durch HubSpot Germany GmbH, HubSpot Ireland Limited und HubSpot, Inc. Daten können dabei auch in den USA und weiteren Ländern bearbeitet werden. HubSpot verwendet für internationale Datenübermittlungen unter anderem das Swiss-U.S. und EU-U.S. Data Privacy Framework sowie Standarddatenschutzklauseln.

Nicht notwendige HubSpot-Cookies und Trackingfunktionen werden nur entsprechend den Cookie-Einstellungen eingesetzt. Die Verarbeitung von Angaben, die Sie aktiv über ein Formular übermitteln, kann unabhängig davon erforderlich sein, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von HubSpot.

13. Google Maps Wir können Google Maps verwenden, um Standorte und geografische Informationen darzustellen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Beim Laden einer Karte können insbesondere die IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Standortinformationen sowie Angaben zur Nutzung der Kartenfunktion an Google übermittelt werden. Google kann Daten auch in den USA und in anderen Ländern bearbeiten.

Google Maps wird, soweit erforderlich, erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

14. E-Mail-Kommunikation und Transaktionsnachrichten Für den Versand und die technische Zustellung von E-Mails können wir spezialisierte Dienstleister einsetzen, insbesondere Mandrill beziehungsweise Mailchimp. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt, Zustellstatus und technische Protokolldaten bearbeitet.

Transaktionsnachrichten dienen beispielsweise der Bestätigung von Benutzerkonten, Bestellungen, Buchungen, Registrierungen, Änderungen, Stornierungen oder sicherheitsrelevanten Vorgängen. Sie sind Teil der angeforderten Leistung und keine Werbung.

Newsletter und andere Marketingnachrichten versenden wir nur im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht oder durch Mitteilung an uns abmelden. Wir können Ihre E-Mail-Adresse anschliessend in einer Sperrliste speichern, um weitere Marketingnachrichten zu verhindern.

15. Social Login und externe Identitätsdienste Auf einzelnen VIOBIT-Plattformen können Kunden externe Anmelde- und Identitätsdienste aktivieren, beispielsweise von Microsoft, Google, Apple oder Meta/Facebook. Die Nutzung eines solchen Dienstes ist freiwillig.

Wenn Sie sich für einen Social Login entscheiden, erhalten wir vom gewählten Anbieter die für die Anmeldung freigegebenen Angaben. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, eine eindeutige Benutzerkennung und gegebenenfalls ein Profilbild gehören. Welche Daten übermittelt werden, hängt vom Anbieter, Ihren dortigen Einstellungen und den von Ihnen erteilten Berechtigungen ab.

Für die Bearbeitung durch den jeweiligen Identitätsanbieter gelten zusätzlich dessen Datenschutzbestimmungen. Der für die jeweilige Plattform verantwortliche Kunde entscheidet, welche Anmeldemöglichkeiten angeboten werden.

16. Automatisierte Entscheidungen und Profiling VIOBIT trifft grundsätzlich keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in vergleichbar erheblicher Weise beeinträchtigen.

Kunden können Funktionen zur Segmentierung, Personalisierung, Empfehlung oder Prozessautomatisierung konfigurieren. Ist damit im Einzelfall eine automatisierte Einzelentscheidung oder ein Profiling mit erhöhtem beziehungsweise hohem Risiko verbunden, ist der verantwortliche Kunde verpflichtet, die betroffenen Personen entsprechend zu informieren und die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

17. Datensicherheit Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unzulässiger Veränderung und unberechtigter Bekanntgabe zu schützen.

Dazu gehören je nach Risiko insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren, Überwachung sicherheitsrelevanter Ereignisse, organisatorische Weisungen und die vertragliche Verpflichtung von Dienstleistern.

Die Übermittlung von Daten über öffentliche Netze kann trotz angemessener Schutzmassnahmen Sicherheitsrisiken aufweisen. Ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden.

18. Rechte betroffener Personen Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
• unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen zu lassen;
• die Löschung oder Vernichtung von Personendaten zu verlangen;
• eine Einschränkung bestimmter Bearbeitungen zu verlangen;
• einer Datenbearbeitung zu widersprechen;
• Ihr Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen;
• die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen;
• bei automatisierten Einzelentscheidungen die gesetzlich vorgesehenen Rechte geltend zu machen;

Ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Diese Rechte können gesetzlichen Voraussetzungen, Einschränkungen und Ausnahmen unterliegen. Wir können zur Bearbeitung einer Anfrage einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Ist ein VIOBIT-Kunde für die betreffende Bearbeitung verantwortlich, richten Sie Ihre Anfrage bitte direkt an diesen Kunden. Ersuchen, die bei VIOBIT eingehen, können wir an den verantwortlichen Kunden weiterleiten oder in dessen Auftrag bearbeiten.

Die zuständige Schweizer Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Soweit die DSGVO anwendbar ist, haben betroffene Personen zudem das Recht, sich bei einer zuständigen europäischen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen, unsere Leistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf viobit.com veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026