Die Workflow-Engine ist das operative Herzstück von VIOBIT. Sie orchestriert interne und externe Geschäftsprozesse vollständig innerhalb der Plattform – ohne zusätzliche Middleware, individuelle Service-Layer oder separate Automatisierungsplattformen.
Die Engine basiert auf drei Bausteinen: Jobs, Templates und Workflows. Jeder Baustein übernimmt dabei eine klar definierte Aufgabe.
Ein Job wird entweder durch ein Event ausgelöst oder zeitgesteuert ausgeführt. Er definiert die auszuführende Aktion, das Ziel sowie die benötigten Credentials. Ein Job kann Daten abrufen, erzeugen, verändern, speichern oder an interne und externe Systeme übertragen.
Sie übernehmen die Transformation und Formatierung der Daten für den jeweiligen Anwendungsfall. Dabei spielt das Zielformat keine Rolle: REST, GraphQL, JSON, CSV, HTML, E-Mail, Ticket oder Dokumentenlayout folgen demselben Prinzip.
Sie orchestrieren das Zusammenspiel von Jobs und Templates und verbinden einzelne Aktionen zu vollständigen Geschäftsabläufen. Dabei können Bedingungen, Verzweigungen und Loops abgebildet werden. Ergebnisse und Responses einzelner Schritte können ausgewertet, transformiert und zur Steuerung der nachfolgenden Prozessschritte verwendet werden.
Dadurch entstehen nicht nur lineare Automatisierungen. Ein Workflow kann auf das Ergebnis eines API-Calls reagieren, abhängig von dessen Response unterschiedliche Wege einschlagen, weitere Daten abrufen, einen Vorgang wiederholen oder die Verarbeitung gezielt beenden.
Der gesamte Ablauf wird dabei detailliert protokolliert. Jeder einzelne Prozessschritt, Request, Response und Status bleibt nachvollziehbar. Das erleichtert Monitoring und Fehleranalyse und schafft Transparenz auch bei komplexen, systemübergreifenden Prozessen.
Besonders wichtig ist die direkte Verbindung zu Forms: Alle über Custom Forms definierten Datenfelder sämtlicher Entitäten stehen auch innerhalb von Jobs, Templates und Workflows zur Verfügung.
Eine individuelle Produkteigenschaft, ein zusätzliches Kundenattribut oder eine externe Buchungsnummer ist damit nicht einfach nur gespeicherte Information. Der Wert kann unmittelbar Bedingungen steuern, in Templates eingesetzt, an APIs übertragen, aus Responses aktualisiert oder für weitere Prozessschritte verwendet werden.
Damit greifen zwei zentrale Architekturprinzipien von VIOBIT direkt ineinander:
So lassen sich neue Geschäftsprozesse nicht nur modellieren, sondern vollständig automatisieren – ohne dafür bei jeder neuen Anforderung zusätzliche Integrationssoftware entwickeln zu müssen.
Ein automatisierter Ablauf für Preisänderungen, Verfügbarkeit oder Kampagnen-Freigaben, frei definiert. Jede Regel legen Sie selbst fest, jederzeit anpassbar. Preisänderung freigeben, sobald ein definierter Grenzwert erreicht ist. Verfügbarkeit sperren, sobald die Kapazität ausgeschöpft ist. Kommunikation aktivieren, sobald das Startdatum erreicht ist.
Von der Suche über die Buchung und Zahlung bis zum Ticket und Check-in: VIOBIT verbindet die gesamte Customer Journey mit Kapazitäten, Kontingenten und nachgelagerten Systemen. Ohne Excel-Listen. Ohne manuellen Abgleich. Buchungen bestätigen, Zahlungen verarbeiten und Tickets automatisch versenden. Kapazitäten in Echtzeit steuern und bei voller Auslastung Wartelisten aktivieren. Check-ins erfassen und den Status sofort an verbundene Systeme übermitteln.
VIOBIT steuert auch, was danach passiert: Termine, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und Eskalationen – individuell auf Ihren Serviceprozess abgestimmt. Erinnerungen vor Terminen versenden und bei Fristüberschreitungen eskalieren. Nach Abschluss Dokumentation, Verrechnung, Feedback oder Folgeauftrag auslösen.
VIOBIT steuert den gesamten Prozess als führendes System, von der ersten Auslösung bis zum letzten Schritt. Alle Daten, Regeln und Aktionen laufen an einem Ort zusammen. Ein Workflow läuft komplett innerhalb von VIOBIT, von Trigger bis Abschluss. Alle beteiligten Entitäten wie Produkt, Nutzer oder Buchung werden direkt in VIOBIT verwaltet.
VIOBIT ordnet sich in Ihre bestehende und externe Systemlandschaft ein und übernimmt einzelne Schritte, statt den gesamten Prozess zu beanspruchen. Ihr führendes System bleibt führend, VIOBIT liefert die Logik für die Teile, die es am besten kann. Ein bestehendes ERP oder CRM bleibt Master. VIOBIT reagiert auf ein Signal von aussen und führt seinen Teil des Prozesses aus.
Workflows lassen sich vollständig über die API auslösen, steuern und überwachen. Jeder Schritt, jede Bedingung und jeder Status ist programmatisch zugänglich. Workflow per API-Aufruf starten, pausieren oder abbrechen. Status und Fortschritt eines Workflows in Echtzeit abfragen.
Externe Systeme informieren oder von aussen in einen Workflow eingreifen lassen, ganz ohne Polling. Ereignisse werden in dem Moment weitergegeben, in dem sie passieren. Ein externes System benachrichtigen, sobald ein Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Einen Workflow von einem externen Ereignis aus starten oder fortsetzen.
KI-Dienste als weiteren Schritt im Workflow einbinden, für zusätzliche Automatisierung. Die KI ist damit ein Baustein im Prozess wie jeder andere, keine separate Insellösung. Ein KI-Ergebnis als Bedingung für die weitere Verzweigung im Workflow nutzen. Automatisiert erzeugte Inhalte oder Einschätzungen in einen Schritt einspeisen.
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